Egyre több a pontatlan munka? Olyan, mintha nem ugyanazt a nyelvet beszélnétek a csapatban? Szaporodnak a konfliktusok? Gyűlnek a plusz órák, amelyek a megelőzhető hibák korrigálásáról szólnak? Ezekre a kérdésekre a leggyorsabb és leggyakoribb válasz, hogy jobban kellene egymással kommunikálni. Vajon hány esetben merül fel annak gondolata, hogy nem is a kommunikációval van baj igazából?

A cikket vendégszerzőnk, Szalai Anita projektmenedzser, a Szalai projekt alapítója írta.

Nem egyedi eset, amikor egy munka során nem csak két szereplő vesz részt az együttműködésben, hanem több, a saját szakterületét képviselő partner is csatlakozik. Tegyük fel, kapsz egy egyedi és komplex megbízást a húsvéti időszakra korábbi ügyfeledtől, amit nagyon rövid idő alatt kell megtervezned és kivitelezned. Az e-mail kampánytól kezdve a TikTok megjelenésen át rengeteg tartalomgyártási feladat áll előtted és most kapacitáshiányban vagy, de az ügyfelet nem szeretnéd elveszíteni. Arra a döntésre jutsz, hogy partnereket vonsz be.

Ennek eredményeképpen lesz egy kiemelt feladatod, benne különböző stílusú vállalkozók, saját igényekkel, elvárásokkal, amelyeket gyakorlatilag egyenlő módon szem előtt kell tartani. Azonban az idő előrehaladtával azt lehet érzékelni, hogy a kooperáció akadályokba ütközik, többkörös egyeztetésekre van szükség félreértések miatt, mindig vissza kell kanyarodni egy-egy kérdéskörhöz és már a határidő is veszélybe kerül, ami fokozza a feszültséget a partnerekben és egymás között is. Egy ilyen helyzetben az első gondolat a kommunikáció rossz minőségére fókuszál, de itt érdemes megállni egy pillanatra és egy kis vizsgálatot tartani.

Mindenki ugyanúgy érti, ahogy én?

Megtervezted a kampányt, minden partnerednek elkészítettél egy-egy briefet a munkájához és az első változatokban nem azt kapod vissza, amit elképzeltél. Próbálsz mindenkivel egyeztetni és különféle nézőpontokat tapasztalsz. Csapatmunkában számonkéréskor az előforduló problémák meghatározása leggyakrabban úgy kezdődik: „nem teljesen világos…”

Ez tipikusan egy kommunikációs bajforrás lenne, de igazából a háttérben nem arról van szó, hogy az adott feladat értelmezése nem történt meg a csapaton belül, hanem sokkal inkább elhanyagolt volt a pontos definiálás és nem került sor a visszacsatolásra. Ebben az esetben feladatok elnagyolása történik, amiben csak egy eszköz a kommunikáció.

A gyorsaságra törekvés vagy az időhiány eredményezi azt a feltételezést, amikor azt gondoljuk, hogy a másik ugyanúgy érti, mint ahogy mi. Itt egyetlen tippet érdemes megfogadni: mindig bizonyosodjunk meg arról, hogy az ügyfél is érti milyen feladatai vannak és a partnereknek is tiszta, mit és mikorra kell teljesíteniük.

A folyamatleírás és az ütemterv nem plusz adminisztráció, hanem a legfontosabb keret egy többszereplős kooperációban.

„Elég szóban egyeztetnünk!”

Szintén az idő csapdájában fordul elő az, hogy a következő lépés megbeszélését, vagy egy fontos információt gyorsan szóban egyeztetünk. Abban az esetben nincs ebből probléma, ha a csapat többi tagjának nincs szüksége az új ismeretre. Ellenkező esetben ugyancsak a kommunikációt hibáztatjuk a probléma kitárgyalásakor, holott egy gyors döntést hoztunk és nem gondoltuk végig a folyamatot.

Megfontolandó tipp: minden olyan egyeztetésnél, ahol nincs minden érintett jelen, végig kell nézni a hátralévő lépéseket és gondoskodni írásban az információ megosztásáról. Ezzel nem vesszük el egy másik megbízástól azt az 5-10 percet, hanem konkrétan megelőzhetjük a túlórákat.

Magyarázat vagy magyarázkodás? – Ez itt a kérdés

Beüt a krach, például az elkészült tartalmakat az ügyfél nem szívesen fogadja, gyakorlatilag visszadobja, többletköltségek merülnek fel, más partnereidet is mozgósítanod kell, a határidőt meg kell hosszabbítani. Nyilvánvalóan becsúszott egy hiba egy külső körülmény okán vagy rosszabb esetben valaki valamit elvétett.

Míg az előbbinél az esetek döntő többségében külső körülmény hatását láthatjuk és egyszerű, határozott magyarázat áll rendelkezésre, addig utóbbinál – akárhogy is nézzük – döntés húzódik meg a háttérben, amit aztán a többiek előtt szó szerint ki kell magyarázni. Ez a döntés irányulhatott a munkához való hozzáállásra, a saját és a megbízásbeli feladatok közötti priorizálásra, a végrehajtó munkatárs kiválasztására vagy éppen az információk megszűrésére. A magyarázkodás mögött egy későn belátott és hibás döntés van, aminek a bekövetkezését meg lehet akadályozni az alábbi tipp segítségével: rövid idő alatt végig kell gondolni pár kérdést, ha a bizonytalanság halvány lehetősége is felmerül.

• Mit tehetek? – Nem csak egy opciót kell a csapatmunkába betenni, legyenek kreatív alternatívák, amelyekkel egy kockázat érzékelésekor gyorsan lehet reagálni.
• Mit kell tudnom? – Sosem bűn kérdezni, mert információhiánnyal a legkönnyebb hibát véteni. Attól nem vagyunk kevésbé kompetensek, ha pontosítást kérünk.
• Egyenesen gondolkodom? – Ha egy kérdéskörben könnyen elkalandozunk és nem tudunk józan érveléssel élni, akkor biztos, hogy még a folyamatban sötét foltok vannak.
• Mit döntök valójában? – Nem gondolkodhatunk egyoldalúan, egyszerre kell a magunk érdekeit előtérbe helyezni és mellette egy segítőkész keretet biztosítani a többi csapattag számára.

Sokszor tapasztalhatjuk, hogy könnyen okoljuk az egymás közötti kommunikációt a problémák során, holott igazából a folyamat végrehajtásában vétjük a hibákat akarva vagy akaratlanul. Versenyhelyzetben egyértelműen az idő a legnagyobb úr és luxusnak számít megállni szakaszonként pár percet rászánni egy megbízás részleteinek az áttekintésére, mások helyett pedig pláne nem akarunk cselekedni. Viszont, amikor az a szándékunk már a munka elején, hogy az ügyfél visszatérjen hozzánk, bizonyítanunk kell a rátermettséget és az irányító képességünket akkor is, ha némiképp a partnerek edukálásával is foglalkoznunk kell.

Kapcsolódó tartalmak

• Tartsd kézben az irányítást a meetingeken! Bevált tippek hatékony megbeszélésekhez
• Projekttervezés, vállalkozás vezetése Trello-ban. Projekt menedzsment használata
• Útmutató a következő one-on-one meetingedhez. Így hozd ki a legtöbbet az 1/1-es megbeszélésekből vezetőként!

Kiemelt kép: Kenny Eliason / Unsplash