Böngésződben tíznél is több fül van nyitva, pittyeg a Slack, épp befut egy email. Minden sürgős és minden azonnal kell. Ugrálsz a feladatok között, nap végére pedig úgy érzed magad, mint akit kifacsartak. Elfoglalt vagy egész nap mégsem fejezel be semmi fontosat.
Egyszerre több teendő látszólagos párhuzamos végzésével azt hiszed, hogy többet érsz el. Talán még el is hiszed, hogy te jó vagy a multitaskingban, azonban az igazság az, hogy hatékony multitasking nem létezik.
Úgy tűnhet, hogy egyszerre több célodat eléred figyelmed darabolásával, azonban valójában csupán apró fókuszváltások segítségével zsonglőrködsz különböző feladatokkal. A gyakori fókuszváltások pedig felemésztik a figyelmedet, mentális blokkokat hoznak létre, amelyek lelassítanak.
A multitasking káros.
- De pontosan milyen folyamatok játszódnak le az agyunkban multitasking során?
- Tényleg jobbak a nők és a digitális korban felnövők több feladat elvégzésében?
- Milyen hátrányai vannak a multitaskingnak?
- Mit tehetünk ellene?
Ezekre a kérdésekre keresek választ a cikkben.
Mi a multitasking?
A multitasking jelenség értelmezéséhez először érdemes tisztázni mit értünk multitasking alatt. A fogalom három tevékenységfajtát foglal magában, bár legtöbben kizárólag az elsővel azonosítják azt.
A multitasking jelentése:
- Kettő vagy több teendő egyidejű végzése.
- Teendők közötti oda-vissza ugrálás.
- Számos teendő egymás utáni gyors elvégzése.
Az agyban a multitaskingot végrehajtói funkciók irányítják. A végrehajtói funkciók szabják meg, hogy hogyan, mikor és milyen sorrendben végezzük el feladatainkat.
Multitasking során kétfajta állapotváltozás történhet az agyunkban:
- Cél változás (goal shifting): Eldöntjük, hogy egy másik feladatot végzünk a meglévő helyett.
- Szerep aktiváció (role activation): Megváltoztatjuk az előző teendőre érvényes szabályokat az új teendőre érvényesekre.
Mindkét változás csupán tizedmásodpercet vesz igénybe, azonban ezek a tizedmásodpercek összeadódnak, ha folyamatosan váltogatjuk teendőinket. Az összeadódó tizedmásodpercek egy mentális blokkot hoznak létre, ami csökkenti hatékonyságunkat és koncentrációképességünket.
Ez nem nagy gond, ha mosogatás közben podcastot hallgatunk, de annál problémásabb, ha mentálisan nagyobb kihívást jelentő feladatot végzünk (például autóvezetés közben rubik kockát rakunk ki), esetleg hatékonyan kell dolgoznunk, mert minőségi munkát várnak el tőlünk határidőre.
A multitasking egy mítosz
Több kutatás is arra az eredményre jutott, hogy a multitasking nem létezik.
Az agyunk nem képes egyszerre több gondolkodást igénylő feladatot elvégezni. A fókusz multitasking esetében a gondolkodást igénylő feladaton van. Képesek vagyunk egyszerre rágózni és sétálni, zenét hallgatni és vezetni, azonban sem a rágózás, sem a zenehallgatás nem igényel különösebben gondolkodást.
Próbáljunk meg vezetés közben egyenleteket megoldani és valamelyik tevékenység eredményei látványosan romlani fognak.
Mi történik tehát, amikor multitaskingolunk?
Valójában az agyunk olyan gyorsan váltogatja fókuszát a különböző teendők között, hogy mi úgy érzékeljük, mintha folyamatosan és teljes mértékben figyelnénk mindkettő tevékenységre. Pedig ez csak a látszat.
A multitasking készség?
Kinyílik a bicska az ember zsebében, amikor a multitaskingól, mint a 21. század elengedhetetlen készségéről írnak üzleti lapok. A multitasking gátolja az elmélyült munkát, amire egyre nagyobb szükség van.
A multitasking készségként való emlegetése csupán a változó világra hívja fel a figyelmet. Az egyre több irányból arcunkba zúduló információhoz és a figyelemgazdasághoz alkalmazkodnunk kell, azonban a multitasking és a felszínes munka nem jelent választ az új kihívásokra.
Van aki jó a multitaskingban?
Nők vagy férfiak
Az egyik legnagyobb előítélet a multitaskinggal kapcsolatban, hogy a nők jobbak benne.
Először is érdemes kijelenti, hogy mind a férfiak, mind a nők egyformán rosszak több feladat egyidejű végzésében. Kutatásokkal nem tudtak jelentős különbséget kimutatni multitasking során mért teljesítményük között. Vannak területek, ahol a férfiak és nők kognitív teljesítménye összehasonlítható és az egyik nem jobb a másiknál, azonban ez a multitaskingra nem igaz.
Digitális bennszülöttek
Azt gondolnánk, hogy a kezükben okostelefonnal felnövő és Messenger értesítéseken edzett gyerekek jobban feltalálják magukat az online térben és a multitasking a vérükben van. Bár az első állításnak lehet van valami valóságalapja, azonban a fiatalok semmivel sem jobbak multitaskingban az őket megelőző generációktól.
Kutatók bebizonyították, hogy azok a tanulók, akik multitaskoltak házifeladatuk elvégzése során vagy mással is foglalkoztak előadás alatt, azok kevesebbet jegyeztek meg az anyagból, több hibát vétettek és tovább tartott házifeladatuk elvégzése.
A szuperproduktívak
Több kutatásban is felfigyeltek az úgynevezett szuperproduktív egyénekre. A kísérletben résztvevők 2-2,5%-a képes volt hatékonyan dolgozni egyszerre több feladaton is, anélkül, hogy teljesítményük jelentősen csökkent volna a fókuszált munkához képest.
Léteznek tehát emberek, akik képesek egyszerre több feladaton hatékonyan dolgozni, épp úgy ahogy léteznek fotografikus memóriával rendelkezők, ultramagas IQ-val bíró zsenik és emberfeletti teljesítményre képes sztáratléták is.
Azonban az, hogy te vagy én ebbe a kategóriába tartozunk valószínűtlen.
A multitasking hatásai
A hatékony tevékenységhalmozás tehát nem létezik, de mi történik, ha mégis egyszerre több feladattal kívánunk zsonglőrködni? Milyen hatásai vannak a multitaskingnak?
1. Csökkenti a hatékonyságot
A korábban bemutatott cél változás és szerep aktiváció tesztelésére folytatott kísérleteket kollégáival David Meyer, a Michigani Egyetem pszichológiaprofesszora. Olyan különböző típusú feladatokat kellett a résztvevőknek megoldaniuk, mint algebrai és geometriai problémák.
Mérték az egymást követő feladatok hasonlóságát és a résztvevők teljesítményét. A kutatás eredményei arra engednek következtetni, hogy több időt vesz igénybe más jellegű feladatra történő váltás, mint hasonló teendőre ugrás.
Dr. Meyer szerint egy egyén hatékonyságát 40%-al képesek csökkenteni a feladatváltogatásból eredő mentális blokkok. A multitasking nem éri meg, ha egységnyi idő alatt a legtöbb munkát szeretnénk elvégezni.
2. Megváltoztatja az agyadat
A Stanford Egyetem professzora, Clifford Nass egy 2009-es NPR interjúban beszélt a meglepő eredményekről, amelyeket feladathalmozókkal végzett kutatásai szolgáltattak.
Olyan embereket vizsgáltak kollégáival, akik súlyos multitaskingolóknak számítottak. A multitasking rövid távú hatásaival, mint például a hatékonyság csökkenésével már több kutatás foglalkozott, azonban a legtöbb bizonyított káros hatás rövid távú volt csupán.
Dr. Nass azonban meglepő eredményre jutott. A krónikus multitaskingolók kognitív folyamatai kimutathatóan károsodtak, és ezek az eredmények nem csak több teendő egyidejű végzésénél jelentkezett. Bármilyen gondolkodást igénylő feladatot kértek a kísérleti alanyoktól, azok rosszabbul teljesítettek benne, még ha csak azzal az egy feladattal foglalkoztak.
Tehát a feladathalmozók a multitaskingot nem igénylő teendőkben is rosszabbul teljesítenek.
3. Növeli a szorongást
A multitasking képes szó szerint kiszipolyozni agyunk energiatartalékait, csökkentve koncentrációképességünket, miközben a csökkent hatékonyság miatt szűnni nem látszó teendők egy visszafordíthatatlan spirálba kergetnek bennünket.
Több felszínes munkát végzünk, kevesebbet pihenünk, kevesebbet teendőt fejezünk be, ezért aggodalmasabbakká válunk.
4. Ellehetetleníti a flow-élményt
A flow-élmény egy olyan állapot, amikor az ember teljesen elmerül abban, amit csinál, élvezi a kellő kihívással kecsegtető, de mégsem túl nehéz tevékenységet. Flow állapotban elveszítjük időérzékünket és produktivitásunk szárnyra kap.
A flow állapot azonban megfelelő koncentrációt és a zavaró tényezők kizárását igényli. A multitasking pontosan ettől a két tényezőtől foszt meg bennünket.
Valószínűleg neked sem volt még flow-élményed emailek megválaszolásától, de az új levél érkezését jelző értesítés sanszos, hogy megzavart egy tevékenységben, amit élveztél és vezetett is valahová.
5. Kevesebb alvás, alacsonyabb IQ
A multitasking negatív hatásait több szakember is számszerűsíthetően és szemléletesen prezentálta. Dr. Glenn Wilson pszichológus szerint azoknak az agya, akik folyamatosan megszakítják munkájukat annak érdekében, hogy emailekre válaszoljanak, olyan hatást szenvednek, mintha egy teljes éjszakai alvást hagytak volna ki.
A technológiai által csúcsra járatott figyelemgazdaság a technológiai vállalatoknál dolgozókat is komolyan érintik, ezért a Hewlett Packard a technológiai eredetű figyelemelterelések vizsgálatára egy kutatásra kérte fel a londoni King’s Psychiatry College szakembereit.
A kutatás során kimutatták, hogy a technológiai eredetű figyelemelterelések átmenetileg ugyan, de negatívan befolyásolhatják az intelligenciahányadosunkat. A figyelemelterelések 10 IQ pont veszteséget okoznak. A hatás ugyan ideiglenes, de a kísérlet eredménye felveti a kérdést: biztosan szeretnénk fontos döntéseket hozni, amikor nem a legjobb formánkat nyújtjuk?
Érdekes mellékága a kutatásnak, hogy a figyelemelterelésekkel bombázott csoport mellett a egy marihuánát szívó csoport teljesítményét is mérték. A marihuána-csoport tagjainak átlagosan 5 ponttal esett vissza az IQ-ja ugyancsak ideiglenesen.
A kutatás tanulsága lehet az is, hogy jobban megéri füvezni, mint multitaskingolni, ha rövid távú intelligenciahányadosunk megóvása a cél.
Tippek multitasking ellen
1. Limitáld az egy időben végzett tevékenységek számát!
Ne végezz egyszerre kettőnél több tevékenységet. A két tevékenység közül is csak az egyik legyen gondolkodást igénylő. Ne számolj fejben gyököt, ha épp autót vezetsz! Ne fordíts le a hallgatott nicaraguai népzene szövegét fejben, miközben az adóbevallásodat számolgatod!
Napjaink rákfenéje, hogy a “tudásmunkások” úgy multitaskingolnak, hogy észre sem veszik. Saját feladathalmozásod kiszúrására jó iránymutató lehet böngésződ megnyitott füleinek vagy a tálcádon sorakozó alkalmazásoknak a száma.
Egyszerre csak egy tab / fül legyen megnyitva előtted (persze csak akkor, ha egy feladathoz nem szükséges több), a többi infót pedig tömbösítsd! Használd a One tab app böngészőbővítményt vagy bármilyen hasonló megoldást, ami ebben segít.
2. Használd a pomodoro technikát!
Ha azon veszed észre magadat, hogy folyamatosan váltogatsz feladataid között, túl sokat lógsz a közösségi médián, vagy gyakran csekkolod az e-mailjeidet, miközben fontosabb dolgod is akadna, akkor a pomodoro technika a segítségedre lehet.
Ahelyett, hogy felszínes munkát végeznél vagy feladatok között ugrálnál, szánj 20 percet egyetlen teendőre. A pomodoro technika beépített szüneteivel pedig kijátszhatod a tevékenységek közötti váltást nehezítő mentális blokkokat is.
Mégsem jön be a pomodoro technika? Akkor tegyél meg egy szívességet magadnak és szimplán iktass be szüneteket a napodba! Hasonló hatást érhetsz el vele.
3. Kerüld a figyelemeltereléseket!
A közösségi média platformok, a különböző appok szeretnék, hogy minél több időt tölts el azokat használva, ha pedig úgy döntesz kilépsz, akkor mindent megtesznek, hogy ismét hírfolyamukat görgesd.
Hasonlóan veszélyes alagutat ásol magadnak, ha úgy döntesz “csak ránézel” kedvenc hírportálod címlapjára. Az öt percből könnyen fél óra olvasásmaraton kerekedhet, amiben bár önmagában semmi rossz nincs, de valószínűlég a teendőid sem csinálják meg magukat időközben.
Mi lehet a megoldás a figyelemelterelések kordában tartására?
Nekem a legtöbb figyelemelterelést az online eszközök okozzák, így ezekre koncentrálok akkor is, amikor a multitasking elleni tuti tippeket osztom meg veled:
- Szabd testre az értesítéseket! Ha nem történik semmi, a legtöbb app, akkor is naponta megpingel, hogy tudd ismerőseid használják azt és milyen jó lenne, ha te is köztük lennél. Az értesítéseket telefonod értesítési beállításai között tudod testre szabni, illetve sok appon belül is csökkentheted az indokolatlan pittyegések számát.
- Kösd eszközhöz a szórakozást! Ha laptopon dolgozol, akkor érdemes rászoktatnod magadat, hogy egyes alkalmazásokat csak mobilon vagy tableten használsz. Az Instagram, Pinterest, Facebook + tablet kombináció hatékony lehet. Én néha fordítva teszek, letörlök néhány appot a telefonról és napi tíz alkalom helyett kétnaponta nyitom meg az oldalt laptopon.
- Blokkold feladataidhoz nem kapcsolódó oldalakat! Közösségi média ellen kötelező, hírportálok, addiktív blogok és tartalommarketing fekete lyukak ellen ajánlott valamilyen okos megoldással meghatározott időszakokra letiltani kedvenc időelütő oldalaidat. Használhatod ehhez a Rescuetime-ot, a Go Fucking Work-öt és kismillió egy appot, és böngészőbővítményt.
4. Tervezz a fókuszált munkával előre!
A valós idejű kommunikációt lehetővé tévő appok azt az illúziót keltik, hogy valóban folyamatosan elérhetőnek kell lennünk és a kis értesítés beérkezése után rekord idő alatt válaszolnunk kell minden üzenetre.
Ha csak nem a kapcsolattartás az, amiért fizetnek, akkor valószínűleg ez közel sincs így. A legtöbb munkakörben a munkád eredménye az, ami számít. Különösen igaz ez a remote pozícióknál.
A kollaboráció és ameetingek sokszor elengedhetetlenek, azonban tudsz velük tervezni épp úgy, mint a fókuszált munkával. Tervezd meg és a naptárban jegyezd fel a fókuszált munkával töltött időt! Használd a Ne zavarj (Do not disturb) módot fókuszált munka során. Ha egy feladat ne igényel internetet, kapcsold a készülékeidet repülőgép üzemmódba vagy simán kapcsold ki a wifit!
Extra tipp: Tervezd a fókuszált munkát a reggeli órákra!
Útravaló
A figyelemelterelések fajtáját és a multitasking esélyét nagyban meghatározza a környezeted. A multitasking nem egy új dolog, csupán a technológia terjedésével vált egyre nagyobb kihívássá.
A több, mint 50.000 RescueTime felhasználót vizsgáló kutatás szerint az átlagos tudásmunkás idejének legalább 40.1%-át tölti kizárólag kommunikációs eszközök közötti zsonglőrködéssel. A multitasking káros, ezért érdemes tenni ellene. Ebben a cikkben megpróbáltam a szakirodalom összefoglalása mellett gyakorlatias tippeket is megfogalmazni fókuszunk visszaszerzésére és hatékonyságunk növelésére.
Te milyen trükköket használsz a multitasking leküzdésére? Szólj hozzá! Érdekelnek további produktivitási tippek? Iratkozz fel az OlvasóListára!
Felhasznált képek készítői: Dixshan Ramlugun, George Pagan III, Josh Riemer